Ongoing WMS + Business Central - effektiv lager og ERP-integration

Introduktion: Flere nordiske virksomheder benytter kombinationen af Microsoft Dynamics 365 Business Central (ERP) og Ongoing WMS (Warehouse Management System) for at optimere deres lager- og logistikprocesser. Udfordringen opstår, når disse to systemer skal tale sammen – her står valget typisk mellem at bygge en specialtilpasset integration eller at anvende en standardconnector.

I denne case story ser vi på, hvordan BrightCom’s AppSource-certificerede connector BRC Logistics effektivt forbinder Ongoing WMS med Business Central, og hvorfor denne standardintegration er en bedre, mere fremtidssikret løsning end egenudvikling. Vi kommer omkring Ongoing WMS’ position i Norden, årsagerne til at mange vælger netop Ongoing + Business Central, fordelene ved BRC Logistics samt konkrete funktioner og kundereferencer.

Om Ongoing WMS - førende lagerstyring i Norden

Ongoing WMS er et cloud-baseret lagerstyringssystem udviklet i Sverige og håndterer i dag logistikken for mere end 7.500 virksomheder. Systemet er blandt de mest udbredte WMS-løsninger i Skandinavien og bruges både af 3PL-udbydere (third-party logistics) og virksomheder med egne lagre. Med Ongoing får man et specialiseret værktøj til at digitalisere lageret fuldt ud – f.eks. med mobile scanner-løsninger, realtids overblik over varebeholdning og avancerede funktioner til pluk, pak, forsendelse m.m. Ongoing WMS er en SaaS-løsning (Software-as-a-Service), hvilket betyder hurtig implementering uden tunge investeringer, løbende opdateringer og adgang via browser fra alle enheder. Ongoing WMS er kendt for høj fleksibilitet trods en standardiseret kerne – det kan tilpasses forskellige branchers unikke proceskrav og voksende lagerbehov. Ongoing har opnået stor international udbredelse med kunder i over 30 lande, men står især stærkt i Norden, hvor flere af de største logistikudbydere anvender det (fx Textile Logistics, Link Logistics og Blue Water Shipping i Danmark).

Hvorfor kombinerer virksomheder Ongoing WMS og Business Central?

Business Central er et komplet ERP-system, der bl.a. håndterer økonomi, indkøb, salg og grundlæggende lagerstyring. Systemet rummer godt nok et indbygget WMS-modul, men for mange voksende virksomheder bliver funktionaliteten i BC’s standardlager for basal. Her kommer Ongoing WMS ind i billedet som en best-of-breed løsning til lageret. Ved at integrere Ongoing med Business Central får man det bedste af to verdener: Business Central styrer kerneforretningen (finans, ordre, stamdata), mens Ongoing WMS håndterer de operationelle lagerprocesser i dybden.

 Årsagerne til at mange vælger netop denne kombination inkluderer:

• Avancerede lagerfunktioner: Ongoing tilbyder et væld af features skræddersyet til lagerdrift - fx mobile scanning workflows, lokationsstyring, batch/serie-nummer tracking, 3PL-funktioner, automatisk label-print mv. Den slags specialisering er svær at opnå i et generelt ERP-system uden omfattende tilpasninger.

• Skalerbarhed og fleksibilitet: Når forretningen og lageret vokser i kompleksitet, kan Ongoing tilpasses de nye processer langt nemmere. Business Central tager sig af de overordnede transaktioner, mens Ongoing kan finindstilles til unikke varetyper, kundeordrer (B2B/B2C) og workflow på lagergulvet.

• Brugeroplevelse for lagermedarbejdere: Ongoing WMS er designet med lagerbrugeren i fokus og har et intuitivt interface til pluk og pak (inkl. et dedikeret scanner-interface). Lagermedarbejdere slipper for at navigere rundt i ERP’et, men arbejder i et miljø der er målrettet logistiske opgaver trin-for-trin. Det øger effektiviteten og minimerer fejl.

• Ekspertsupport: Ongoing leveres direkte af producenten, som har dyb lager-knowhow. Kunderne får direkte adgang til specialister i WMS, mens Business Central-partneren fokuserer på ERP-delen. Denne arbejdsdeling sikrer høj faglig support på begge områder.

• “Separation of concerns”: Ved at lade Business Central køre økonomi/ordre og Ongoing køre lageroperationer skabes en klar ansvarsfordeling. Hvert team bruger det system, der passer til deres opgaver, hvilket skaber gennemsigtighed og gør det lettere at ændre eller skalere enten ERP- eller logistikelementet uafhængigt.

Kort sagt vælger mange Ongoing WMS + Business Central for at opnå en specialiseret, men integreret løsning. Kombinationen udnytter Business Centrals styrker som ERP sammen med Ongoings dybde som WMS - uden at man går på kompromis nogen af stederne. Næste spørgsmål er så, hvordan man bedst binder de to systemer sammen.

Udfordringen: integrationen skal være robust

Når man bruger to forskellige cloud-systemer for hhv. ERP og WMS, er integrationen kritisk. Data som ordrer, lagerbeholdninger og forsendelser skal flyde gnidningsfrit mellem Business Central og Ongoing - helst i realtid. En fejlslagen integration kan medføre manuelle dobbeltindtastninger, lagerdifference eller forsinkede leverancer. Mange overvejer at bygge en egenudviklet integration via ERP-konsulenter eller interne udviklere. Umiddelbart kan det virke attraktivt at skræddersy integrationen præcis til ens forretning. Desværre ser man ofte følgende udfordringer ved kundespecifik kode:

• Lang udviklingstid og høje omkostninger: At udvikle fra bunden kræver adskillige uger af afklaring, kodning og test. Det kan forsinke projektet betydeligt og koste dyrt.

• Vedligeholdelse og opgraderinger: Microsoft opdaterer Business Central løbende (månedlige hotfixes og halvårlige “major waves”). Egen kode skal tilpasses disse ændringer, ellers risikerer man at integrationen bryder ved næste opgradering. Det kræver kontinuerlig vedligeholdelse.

• Afhængighed af nøglepersoner: Ofte står en enkelt udvikler eller konsulent som hovedarkitekt bag en custom-integration. Hvis vedkommende skifter job eller projektet afsluttes, kan viden gå tabt. Det øger den tekniske risiko fremover.

• Manglende fleksibilitet: En skræddersyet integration adresserer måske kun det aktuelle scope. Hvis man senere vil tilføje nye flows (fx returhåndtering eller ny transportør), kan det kræve ny udvikling. Custom-løsninger er sjældent lige så modulære eller gennemtestede som standardprodukter.

Standardintegration via en færdig connector tilbyder en anden tilgang. Her køber man en pakket løsning, som allerede er udviklet, afprøvet og supporteret af en leverandør med domænekendskab. BrightCom’s BRC Logistics er netop en sådan standardconnector mellem Business Central og diverse lager- og logistiksystemer – heriblandt Ongoing WMS.

BRC Logistics - en standardconnector til Ongoing WMS

BRC Logistics er en app til Business Central, udviklet af BrightCom og certificeret via Microsoft AppSource. Den fungerer som et “plug-and-play” bindeled mellem Business Central og et eksternt WMS. Løsningen understøtter integration til flere kendte WMS-platforme (3PL-systemer), bl.a. Ongoing WMS, og kan dermed genbruges på tværs af kunder uden at skulle kodes om. Når BRC Logistics er installeret i Business Central, kan man via simple opsætningsvinduer angive adgang til Ongoing WMS’ API og konfigurere, hvilke data der skal udveksles. BrightCom har i samarbejde med Ongoing forberedt standardopsætninger, som dækker de mest almindelige behov.

 Fordele ved at bruge BRC Logistics frem for egenudvikling:

• Hurtig implementering: En standardintegration kan sættes op på få timer i stedet for flere ugers udvikling. BrightCom og Ongoing har cases, hvor en kunde blev koblet op på under en halv dag. Det skyldes, at alt logik for dataudveksling allerede er bygget ind – det handler primært om at mappe kundens specifikke varer og ordrefelter til Ongoings format.

• Gennem testet løsning med lav risiko: BRC Logistics er gennemtestet hos mange kunder og håndterer store transaktionsvolumener robust. Man undgår at være first-mover på egen specialkode; i stedet drager man fordel af en løsning der allerede har bevist sit værd i praksis.

• Løbende vedligeholdelse inkluderet: Som AppSource-app holdes BRC Logistics automatisk kompatibel med nye versioner af Business Central. BrightCom sørger for at opdatere connectoren i takt med Microsofts releases, så kunden slipper for at bruge tid på det tekniske. Fremtidssikring er indbygget, og opgraderinger er en del af abonnementet.

• Microsoft-certificeret kvalitet: AppSource-certificeringen indebærer, at BRC Logistics lever op til Microsofts krav om kvalitet, sikkerhed og pålidelighed. Dette giver en ekstra garanti for, at integrationen følger “best practice” og ikke kompromitterer ERP’ets integritet.

• Funktionel dybde og fleksibilitet: BRC Logistics dækker en bred vifte af integrationsscenarier “out of the box” - fra simple lageropdateringer til avancerede returlogistik-flows. Skulle der opstå unikke behov, kan BrightCom lave kundespecifikke justeringer oven på standardløsningen, men ofte er det ikke nødvendigt, da modulet allerede rummer omfattende funktionalitet.

• Support og monitorering: Med en standardconnector følger der support med fra leverandøren. BrightCom overvåger og supporterer integrationen, så eventuelle fejl (fx en ordre der fejler i overførsel) fanges og udbedres hurtigt. I Business Central giver BRC Logistics desuden brugeren fuldt overblik via log- og statusmeddelelser direkte i ERP’en - man kan se, om en given ordre er overført til WMS, om den er bekræftet plukket, osv.

Ongoing, forklarer samarbejdet således: 

“Ved at benytte en standardintegration som BRC Logistics kan vores fælles kunder komme i drift på rekordtid og undgå tunge specialtilpasninger. En løsning på AppSource betyder desuden, at integrationen vedligeholdes og opdateres af leverandøren i takt med, at Business Central opdateres – det giver lavere teknisk risiko og mindre vedligehold for kunden.” 

- Tobias Forsberg, Customer Acquisition Engineer, Ongoing

Denne tilgang gør det nemmere for både ERP-partnere og 3PL-udbydere at anbefale Ongoing WMS sammen med Business Central, da integrationsleddet er pålideligt og supporteret af eksperter.

Funktionalitet og arkitektur: Sådan fungerer integrationen

BRC Logistics skaber en to-vejs realtidsintegration mellem Business Central og Ongoing WMS. Overordnet foregår det ved, at Business Central automatisk sender relevante lagertransaktioner til Ongoing, hvorefter Ongoing sender bekræftelser tilbage, som BRC Logistics moduliet opfanger og omsætter til bogførte handlinger i ERP’et. Integrationen udnytter Ongoing WMS’ moderne REST API, så data kan udveksles løbende uden manuelle mellemtrin.

Typiske dataflows i integrationen inkluderer:

• Vareinformation: Produkter oprettes/vedligeholdes i Business Central (master data) og overføres automatisk til Ongoing WMS, så lageret kender alle varenumre, beskrivelser, stregkoder mm. Ændrer man fx en varebeskrivelse eller enhed, kan connectoren sende opdateringen til WMS med det samme.

• Salgsordre til pluk: Når der oprettes en salgsordre i Business Central (eller en ordre importeres fra webshop), sendes ordren til Ongoing WMS, hvor lagerpersonalet kan plukke og pakke den. Også Transfer Orders (forsendelser til andre lokationer) og Return Order (kundens retur) overføres som forsendelsesordrer til WMS.

• Indkøbsordre til modtagelse: Indkøbsordrer, der oprettes i Business Central, overføres til Ongoing som forventede varemodtagelser. På samme måde sendes interne flytteordrer eller returvaremodtagelser over, så lageret ved, hvilke varer der kommer ind.

• Forsendelsesbekræftelser: Når lageret har plukket og afsendt en ordre i Ongoing, returnerer WMS’et en forsendelsesbekræftelse (Shipment Notice). BRC Logistics-modulet opfanger dette og bogfører automatisk en vareleverance på salgsordren i Business Central. Det betyder, at lagerstatus og ordredokumenter i ERP’et opdateres uden manuel indgriben. Trackingnumre kan også overføres, så de kan sendes videre til kunden fra ERP eller e-commerce.

• Varemodtagelsesbekræftelser: Tilsvarende sender Ongoing en bekræftelse tilbage, når en indkøbsordre er modtaget på lageret (eller en overflytning er gennemført). Connectoren opretter og bogfører da varemodtagelsen på indkøbsordren i Business Central, så varebeholdningen er korrekt.

• Lagerreguleringer og -status: Ongoing WMS kan udføre lagerjusteringer (f.eks. justere beholdning ved svind) eller flytte varer mellem hylder. Disse hændelser sendes også retur til Business Central via BRC Logistics, som opretter tilsvarende reguleringskladder eller flyttejournaler i ERP’et. Dermed er lagerbeholdningen og lokationerne altid synkroniseret mellem systemerne.

• Status og fejlhåndtering: Alle integrationstransaktioner logges. Hvis en transaktion mod forventning fejler (f.eks. hvis en vare mangler at blive oprettet i WMS), vil BRC Logistics vise en fejlmeddelelse i Business Central, så brugeren kan reagere. Designet sikrer, at man ikke overser uoverensstemmelser mellem systemerne.

Oversigt over dataflows mellem Business Central (venstre) og WMS (højre) via BRC Logistics. Standardintegrationen dækker bl.a. overførsel af ordrer til pluk/modtagelse og automatisk bogføring af forsendelser og varemodtagelser.

 Arkitekturmæssigt er løsningen slank: BRC Logistics kører som en Extension inde i Business Central og kommunikerer direkte med Ongoing WMS’ cloud-API. Der er altså ingen mellemserver eller middleware – integrationen udnytter de webservices, som Ongoing stiller til rådighed, og Business Centrals egen kapacitet til at afsende/indlæse data via API. Dette minimerer kompleksitet og potentiale fejlkilder. Integrationen kan køre i både Business Central Online (cloud) eller On-Premises installationer.

Kundereferencer - succes med standardconnectoren

BrightCom og Ongoing har allerede hjulpet adskillige fælles kunder med at koble ERP og WMS sammen via BRC Logistics. Blandt brugerne af løsningen er:

• Dogman AB -  en af Nordens førende grossister inden for kæledyrsartikler med store lagerfaciliteter i Sverige. Dogman anvender Business Central som ERP og har via BRC Logistics integreret til Ongoing WMS for at håndtere tusindvis af varer og daglige ordrer. Integrationens stabilitet sikrer, at lagerbeholdninger og ordrer altid stemmer på tværs af systemerne, hvilket er kritisk i en branche med mange varianter og partistørrelser.
  
  

• LES DEUX - det kendte danske modebrand, der sælger tøj og accessories internationalt. Les Deux valgte i 2024 at opgradere til Business Central med BrightCom som partner, netop for at få en moderne og skalerbar platform. En del af denne løsning er integration til Ongoing WMS gennem BRC Logistics, som skal understøtte Les Deux’ omnikanal-strategi med både egen webshop, fysiske butikker og B2B-forhandlere. “BrightComs integrationer og apps er certificerede af Microsoft og fuldt kompatible med alle fremtidige opdateringer – det var vigtigt for os i valget af en fremtidssikret løsning,” udtalte Les Deux’ operations ansvarlige Ole Kølby Holden i den forbindelse.

• Textile Logistics - en 3PL-virksomhed specialiseret i logistik for tekstil- og modebranchen. Som mange 3PL’ere bruger de Ongoing WMS til at servicere deres kunders lagerbehov. Textile Logistics har via BRC Logistics koblet flere kunders Business Central-løsninger direkte til deres Ongoing WMS. Det betyder, at når Textile Logistics modtager, plukker og afsender varer for en given kunde, opdateres den pågældende kundes ERP automatisk med korrekte tal. Denne standardiserede integration gør det muligt for Textile Logistics at onboarde nye kunder hurtigere – en konkurrencemæssig fordel i 3PL-markedet.

• Chimi (Chimi Eyewear) – et svensk livsstilsbrand kendt for solbriller og modeaccessories. Chimi har oplevet kraftig vækst og benytter Ongoing WMS til at håndtere logistikken bag deres globale e-handel. Via BrightCom’s connector er Chimis Business Central nu integreret med Ongoing, så de har fuldt styr på lagerbeholdningen i realtid og kan skalere uden at bekymre sig om integrationen.

(Ovenstående er blot et udpluk – flere virksomheder i både Danmark og Sverige kører i dag Ongoing WMS integration via BRC Logistics, hvilket understreger løsningens brede anvendelighed.)

Konklusion og næste skridt

En standardconnector som BRC Logistics er den hurtige og sikre vej til at forbinde Ongoing WMS med Business Central – uden dyre specialprojekter og vedligehold. Løsningen sælges også som standalone integration, så du kan bruge den uanset hvilken Business Central-partner du arbejder med.

Læs mere på vores dedikerede side om BRC Logistics, eller find appen på Microsoft AppSource

Har du spørgsmål, eller vil du se en demo? Kontakt BrightCom for en uforpligtende snak om, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed eller dine kunder - med at få fuldt udbytte af Ongoing WMS og Business Central.