BrightCom’s BC Connect: Shopify-integration til Business Central

Denne artikel giver et teknisk overblik over, hvordan BrightCom’s BC Connect integrerer Shopify med Microsoft Dynamics 365 Business Central. Ønsker du i stedet at læse om de forretningsmæssige perspektiver ved en Shopify Business Central integration til vækst og B2B,  kan du gøre det her. Målet med artiklen her er at vise IT-arkitekter og udviklere, hvordan integrationen fungerer i praksis – fra nøglefunktioner til arkitekturvalg – og hvordan den adskiller sig fra Microsofts standardconnector og skræddersyede løsninger.

BC Connect er en certificeret app på AppSource, der automatiserer dataflowet mellem Shopify og Business Central. Løsningen sikrer, at ordrer, produkter, kunder og betalinger synkroniseres uden manuel håndtering. I det følgende gennemgår vi de vigtigste funktioner, sammenligner med alternative integrationsmodeller og viser, hvordan BrightComs “standard først”-tilgang giver en skalerbar og fremtidssikret integration med hurtig time-to-value.

Nøglefunktioner: Hvad automatiseres mellem Shopify og Business Central?

BrightCom’s BC Connect dækker hele ordre-til-forsendelse-processen og mere til. Ud af boksen får man en lang række standardfunktioner, der normalt kræver omfattende udvikling, hvis man selv skulle bygge integrationen. Her er nogle af de vigtigste funktioner:

• Automatisk ordreimport: Alle nye bestillinger i Shopify overføres automatisk til Business Central i realtid eller med få minutters interval. Ordren oprettes som en salgsordre i ERP’et med alle relevante detaljer (kunde, produkter, priser, fragt, betalingstype m.m.), klar til behandling. Hvis ordren allerede er betalt online, kan BC Connect også håndtere dette ved at markere salgsordren som betalt eller oprette en faktura direkte. Fordel: Ingen manuelle tastefejl eller forsinkelse - ordrer kommer ind i økonomisystemet med det samme, så lager og logistik kan reagere hurtigt.

• Synkronisering af produkter og lager: Produktmasterdata vedligeholdes centralt i Business Central og kan automatisk sync’es til Shopify-butikken. Det omfatter varer, varianter, beskrivelser, priser, billeder osv., så Shopify altid viser opdaterede produktinformationer. Lagerbeholdning pr. produkt synkroniseres ligeledes løbende: Når der sker et salg, nedskrives lageret i Business Central, som så sender opdateret lagerstatus tilbage til webshoppen. Har man flere lagerlokationer (f.eks. hovedlager og butikslager), understøtter connectoren dette - man kan vælge hvilket lager der dækker Shopify-salget, eller endda vise lokal lagerstatus online pr. lokation. Resultat: Kunder ser kun varer som faktisk er på lager, og intern lagerstyring er altid afstemt med salgene.

• Tovejs kundedata-integration: Når en ny kunde registrerer sig eller handler på Shopify, kan BC Connect automatisk oprette kunden i Business Central med alle relevante oplysninger (navn, adresse, email, osv.). Omvendt kan man også publicere kunder fra ERP til Shopify - fx hvis man har eksisterende B2B-kunder man vil give adgang til at bestille via en lukket Shopify-shop. Systemet sørger for at matche kunder baseret på e-mail eller telefon, så man undgår dubletter. Dermed har man en sammenhængende kundedatabase, uanset om ordrer kommer ind via webshop, salgsteamet eller andre kanaler.

• Håndtering af rabatkoder, gavekort og specielle betalinger: Shopify understøtter diverse kampagner, rabatkoder og gavekort som kan påvirke ordresummen. Disse data går ikke tabt ved integrationen - BC Connect overfører oplysninger om anvendte rabatter og gavekort til Business Central, så fakturaen afspejler kundens nettobetaling korrekt. Løsningen er udviklet med forståelse for Shopify-økosystemet, hvilket betyder at selv specielle felter og 3. parts-apps kan integreres. (BrightCom har fx erfaring med at få data fra Shopify apps for abonnementer, medlemskaber m.m. med over i ERP, så rapportering bliver komplet.)

• Returneringer og refunderinger: Skulle en kunde returnere en vare via Shopify (f.eks. ved at anvende en returportal), kan BC Connect spejle dette i Business Central. Integrationen kan automatisk oprette en salgsreturneringsordre i ERP’et knyttet til den oprindelige faktura, samt udstede en kreditnota eller refundering tilsvarende. Lageret justeres naturligvis også, hvis den returnerede vare skal på lager igen. Hele returprocessen bliver dermed strømlinet, og økonomi og kundeserviceafdelingen har det fulde overblik uden at skulle registrere returneringer to steder.

• Understøttelse af multi-shop og multi-channel: Hvor Microsofts egen connector kun tillader ét Shopify site pr. ERP, er BC Connect bygget til mere komplekse krav. Flere Shopify-butikker kan integreres samtidigt med én Business Central løsning. Det gælder også hvis man kører både B2C- og B2B-webshop parallelt - eksempelvis en offentlig Shopify og en lukket Shopify Plus for forhandlere. Ordre, kunde og produktdata fra alle shops kan håndteres i det samme ERP-system, med tydelig adskillelse af hvilken shop ordren kommer fra. Derudover kan Shopify POS (point-of-sale i fysiske butikker) integreres, så salg i den fysiske butik automatisk bogføres og lagertrækkes i Business Central. Kort sagt er løsningen skalerbar til omnichannel-scenarier, hvor Shopify indgår som én af flere salgskanaler.

• Skalerbarhed og performance: BC Connect er designet med robuste kø-mekanismer og fejlhåndtering, så den kan håndtere høj volumen af transaktioner uden datatab eller dubletter. Den er stresstestet under spidsbelastninger som Black Friday, hvor meget store ordremængder skal sync’es hurtigt. Arkitekturen sikrer fx, at den samme ordre aldrig indlæses to gange, og at opdateringer til Shopify kun sendes, når der reelt er ændringer - hvilket både reducerer belastning og risiko for fejl. Omfattende logning og overvågning er også indbygget, så man kan følge med i dataflowet og hurtigt identificere eventuelle issues.

• Sikkerhed og compliance: Dataudvekslingen mellem Shopify og Business Central sker via sikre API-kald og webservices, der lever op til Microsofts og Shopifys standarder for datahåndtering. BC Connect kører som en Microsoft-certificeret AppSource-app, hvilket betyder at løsningen er grundigt valideret for kvalitet og sikkerhed. Desuden holdes connectoren opdateret i takt med nye versioner af Shopify API’er og Business Central, så integrationen forbliver kompatibel over tid.

BC Connect vs. standardconnector vs. specialkode

En naturlig betragtning er, hvordan BrightCom’s BC Connect adskiller sig fra andre integrationsmuligheder. Overordnet kan man sammenligne tre scenarier:

1. Microsofts standard Shopify-connector: God til at komme hurtigt i gang med enkle behov, da den er inkluderet i Business Central SaaS og kræver minimal opsætning. Den forbinder én Shopify-shop til ERP og kan synkronisere basale entiteter (produkter, kunder, ordrer).
   Begrænsningen ligger i manglende avancerede funktioner - fx supporterer den ikke flere shops, har ingen indbygget håndtering af retur, rabatkuponer eller komplekse prislogikker, og den kan være svær at tilpasse ud over standard. Med andre ord: fin til et enkelt-brand B2C site med standardprocesser, men utilstrækkelig når forretningen vokser i kompleksitet.

2. Skræddersyet integration via kode: Fuldt fleksibelt, da man selv definerer præcis hvilke datafelter og flows, der skal integreres. Kan være relevant, hvis man har helt unikke processer som ingen standardconnector dækker. Ulemperne er høj implementeringstid, omkostninger og vedligeholdelsesbyrde. Hver gang Shopify eller Business Central laver ændringer, skal koden måske justeres. Desuden hviler driftssikkerheden alene på ens egen implementation - hvis noget fejler, har man ikke en leverandør at trække på. Mange undervurderer indsatsen: BrightCom estimerer fx, at det typisk kræver op mod ~300 udviklingstimer at bygge en basis Shopify-BC integration fra bunden, mod under 30 timer at implementere BC Connect. Custom code kan altså hurtigt blive en dyr og risikabel affære, der i sidste ende giver mindre agilitet ift. opgraderinger og nye tiltag.

3. BrightCom’s BC Connect (partner-løsning): En mellemvej der leverer langt mere funktionalitet end standardconnectoren, men uden at man skal opfinde hjulet forfra. BC Connect er en ”standard+” løsning: Den indeholder alle de nødvendige integrationer out-of-the-box, er konfigurerbar til forskellige scenarier, og supporteres løbende af BrightCom. I praksis betyder det, at man hurtigt kan komme i gang (installation og basisopsætning kan klares på få dage frem for måneder), og man har en skalerbar platform, der kan udvides efter behov. Hvor standardconnectoren måske stopper ved 80% af behovene, dækker BC Connect de sidste 20% også - f.eks. multi-shop, POS-integration, returhåndtering, gavekort osv., som vi gennemgik ovenfor. Samtidig slipper man for at vedligeholde kode selv; når Shopify eller Business Central opdateres, sørger BrightCom for at teste og udgive nye versioner af connectoren, så kunden altid har en kompatibel løsning. Kort sagt får man fleksibiliteten fra en skræddersyet løsning kombineret med driftssikkerheden fra et standardprodukt.

Et konkret eksempel på værdien af en partner-connector er modevirksomheden Les Deux. Da de skulle integrere Business Central med både Shopify, B2B-portalen NuOrder og kassesystemet Sitoo POS, valgte de BrightCom’s BC Connect frem for at kode noget selv. Den standardbaserede tilgang gav dem nemlig mulighed for løbende at skifte ud eller tilføje systemer uden at ændre integrationens fundament. Hvor Microsofts standardconnector ikke kunne håndtere alle deres behov, og en ren custom-løsning ville være tung at vedligeholde, blev BC Connect den skalerbare base, der bandt hele omni-channel økosystemet sammen.

BrightCom’s “standard først” tilgang og hurtig implementering

En af de store fordele ved BC Connect er BrightCom’s filosofi om “standard først”. Det handler om at løse integrationsbehov med konfigurerbar standardsoftware frem for proprietær specialkode. For kunden betyder det: hurtigere implementering, lavere risiko og løbende innovation. BC Connect kan som nævnt sættes op på en brøkdel af tiden ift. en custom-integration - ofte er en proof-of-concept kørende inden for få dage. Det giver en langt hurtigere time-to-value, så virksomheden kan høste gevinsterne næsten med det samme frem for at vente månedsvis på udvikling.

Desuden får man glæde af kontinuerlige forbedringer. BrightCom videreudvikler og optimerer nemlig løbende på connectoren baseret på feedback og nye behov hos mange kunder. Disse forbedringer udgives som opdateringer, som alle BC Connect-brugere kan trække på. Man står altså ikke med en statisk løsning - man får tværtimod en levende platform, der følger med udviklingen i både Shopify og Business Central universet. Sikkerhedspatches, performance-forbedringer, nye features osv. kommer løbende alle kunder til gode.

Det skal også fremhæves, at BC Connect ikke er en isoleret enkeltstående integration, men en del af en større modulær suite af Business Central apps fra BrightCom. Det betyder, at hvis man senere får behov for at koble andre systemer på sin ERP, findes der højst sandsynligt et standardiseret modulet man kan tilføje.

Eksempelvis tilbyder BrightCom integrationer til populære systemer som:

• PIM-systemer (Product Information Management) for produktdataberigelse.

• WMS og lager (fx “BRC Logistics” modulet for avanceret lagerstyring.

• Fragt- og forsendelsesplatforme (fx en standard nShift connector til automatisk udskrift af pakkelabels.

• Kunde- og marketingplatforme (fx Voyado for loyalitetsprogrammer).

• Udgiftsstyring (fx Pleo-integrationen til automatisk bogføring af firmakort-transaktioner), m.fl.

Fordi alle disse er en del af BrightCom’s “standard først” økosystem, kan de spille sammen indbyrdes. Din Shopify-integration bliver dermed ikke en lukket silo, men en integreret del af et større digitalt setup centreret omkring Business Central som omdrejningspunkt.

Skal I udvide med en ny salgskanal eller et nyt backend-system, er det ofte blot et spørgsmål om at aktivere det relevante BC Connect-modul. Det giver en enorm fremtidssikring og fleksibilitet, som er svær at opnå med enten ren standard eller ren custom-udvikling.

Konklusion: En sammenhængende løsning for moderne e-handel

Med BrightCom’s BC Connect får man en gennemprøvet Shopify-ERP integration, der både er rig på funktioner og nem at have med at gøre i det daglige. Løsningen er skabt af erfarne Business Central-eksperter med fokus på e-commerce, hvilket afspejles i de mange detaljer (fra håndtering af B2B-priser til returprocesser) der er tænkt ind fra start. For tekniske beslutningstagere og udviklere betyder det, at man kan tilbyde forretningen en integration, som:

• Reducerer manuel arbejde og fejl,

• Håndterer komplekse krav (multi-shop, B2B, høj volumen) uden specialkode,

• Er sikker og opdateret qua AppSource-certificering og løbende support,

• Kan implementeres hurtigt og tilpasses via konfiguration,

• Kan udvides efter behov med ekstra moduler uden at skulle laves om fra bunden.

Hvis du overvejer at forbinde Shopify med Business Central, er det værd at tage en dialog om hvilken tilgang der passer bedst til jeres situation. BrightCom hjælper gerne med en teknisk gennemgang af BC Connect-løsningen - inkl. demo af, hvordan ordrer, produkter, kunder m.m. sync’er i praksis.

Kontakt os for at høre mere om, hvordan en Shopify-integration kan se ud for jer. Med den rette løsning kan I frigøre et kæmpe potentiale og lade jeres e-handelsplatform arbejde sammen med ERP-systemet - i stedet for hver for sig. Vi står klar med rådgivning, implementering og support, så jeres integration bliver en succes fra dag ét.