Shopify og Business Central: Ét samlet setup til skalering af e-handel

Introduktion: For tekniske ledere med ansvar for at understøtte international ekspansion, komplekse B2B-setups og drift af flere webshops er en robust integration mellem Shopify og Microsoft Dynamics 365 Business Central afgørende. Når platformene arbejder som ét system, får organisationen et samlet datafundament, færre manuelle processer og en skalerbar arkitektur. Det betyder lavere risiko for fejl, hurtigere ordreflow og et bedre beslutningsgrundlag – forudsætningerne for at kunne skalere forretningen effektivt.

Når Shopify og Business Central spiller sammen som ét samlet system, adresseres en række kerneudfordringer i moderne e-handel:

• Én sandhed i data på tværs af systemer: Integrationen sikrer, at webshop og ERP deler de samme opdaterede oplysninger. Produktinformation, priser, rabatter og lagerstatus vedligeholdes centralt i Business Central og synkroniseres automatisk til Shopify. Dermed ser kunderne altid korrekte priser og lagerbeholdning online, samtidig med at interne teams i ERP’en modtager alle nye ordrer med det samme. Man undgår inkonsistente data og dobbeltarbejde, fordi alle arbejder med ét fælles datasæt.

• Automatiseret ordre- og lagerhåndtering: Så snart en ordre tikker ind på Shopify, overføres den automatisk til Business Central som en salgsordre. Lagerbeholdningen nedskrives i ERP’et med det samme og kan opdatere Shopify, så webshoppen viser korrekt lagerstatus. Dette minimerer risikoen for oversalg af udsolgte varer. Samtidig kan pluk, pak og forsendelse igangsættes hurtigere, da ordredata ligger klar i økonomisystemet uden manuel indtastning. Har virksomheden fysiske butikker, kan integrationen desuden sørge for, at salg via Shopify POS også nedskriver det fælles lager – hele varebeholdningen er synkroniseret på tværs af kanaler.

• Tovejs synkronisering af kundedata: Kunder oprettet i Shopify (f.eks. under checkout) kan automatisk blive oprettet som kundekort i Business Central, klar til fakturering og videre CRM-opfølgning. Omvendt kan eksisterende kunder fra ERP’en synkroniseres til Shopify – relevant hvis man fx driver en lukket B2B-webshop hvor kun registrerede kunder kan handle. Smart matching på e-mail, telefonnummer m.v. sikrer, at dubletter undgås, så virksomheden får én samlet kundedatabase på tværs af webshop, finans og salg. Det gør det lettere at yde personlig kundeservice og få 360-graders overblik over kunden.

• Kundespecifikke priser og B2B-handel: For B2B-virksomheder med komplekse prisstrukturer er integrationen afgørende. Shopify - især Shopify Plus - tilbyder B2B-funktioner, men uden et ERP i back-end skal kundespecifikke priser og rabatter vedligeholdes manuelt i webshoppen. Med Business Central koblet på kan man udnytte ERP’ets prisaftaler direkte i Shopify. Det vil sige, at dine kundeprisgrupper, rabatmatricer og særpriser fra ERP automatisk kan slå igennem på webshoppen. En Shopify Plus B2B-shop kan dermed vise hver kunde unikke nettopriser, mængderabatter m.m. helt automatisk og uden særskilt vedligeholdelse i to systemer. Denne grad af personalisering og nøjagtighed er svært at opnå uden en dybt integreret ERP-backend.

• Flere shops, markeder og kanaler: Har virksomheden ambitioner om international vækst eller flere brands, gør integrationen det langt nemmere at skalere op. Business Central kan håndtere data fra flere Shopify-butikker samtidig – fx en dansk (.dk) og en international (.com) shop eller forskellige niche-webshops - hvor hver butik har sit eget sprog, valuta og sortiment, men alle trækker på de samme centrale ERP-data. Administrationen forenkles markant, da produktkatalog, lager og ordrebehandling samles ét sted. Samtidig bliver Business Central en fælles sandhed for hele forretningen på tværs af kanaler. Man kan let tilføje salg via andre kanaler som Amazon, fysiske butikker m.v., velvidende at alle kanaler opdateres fra ét integreret ERP. Shopify-ERP connectoren understøtter også scenarier med flere lagerlokationer, så en kæde fx kan vise lokal lagerstatus per butik eller lager direkte til kunderne online.

• Bedre styr på økonomi og regnskab: Når alle Shopify-ordrer automatisk importeres til Business Central, bliver bogføring og afstemning væsentligt nemmere. Indbetalinger via Shopify (Shopify Payments, PayPal m.fl.) kan matches med fakturaer i ERP’et, og moms beregnes efter reglerne opsat i Business Central for det pågældende marked. Man får ét samlet finansielt overblik uden at skulle taste webshop-omsætning ud fra bankudtog eller CSV-filer. Det sparer tid i bogholderiet og mindsker risikoen for fejl. Kort sagt kan Shopify-delen af forretningen køre som en forlængelse af ERP-løsningen, hvor Shopify håndterer den kundevendte webshopoplevelse, mens Business Central tager sig af de tunge back-end processer inden for økonomi, lager og logistik.

Sammenfattende giver en Shopify-Business Central integration en robust, fleksibel og skalerbar løsning - en “best of both worlds” - som især kommer til sin ret, når virksomheden vokser eller forretningen bliver mere kompleks. I stedet for at opfinde lappeløsninger mellem isolerede systemer, får man et integreret setup, der kan understøtte vækst inden for både B2C, B2B og omnichannel-handel.

Valg af integrationsløsning: Standard vs. avanceret

Når beslutningen om at forbinde Shopify med Business Central er taget, melder det næste spørgsmål sig: Hvordan skal man integrere? Her er der overordnet tre tilgange: bruge Microsofts standardconnector, bygge en skræddersyet integration fra bunden, eller vælge en partnerløsning som BrightCom’s BC Connect, der kombinerer det bedste fra standard og specialtilpasning.

• Microsofts standard Shopify-connector: Siden 2022 har Microsoft tilbudt en gratis, indbygget Shopify-connector til Business Central. Fordelen ved standardconnectoren er, at man hurtigt kan komme i gang med at synkronisere en Shopify-shop med ERP uden kodning (den følger med i Business Central online). For mindre virksomheder med simple behov - en webshop, få integrationselementer - kan dette være et fint udgangspunkt. Ulempen er, at funktionaliteten er begrænset til det mest basale. Standardconnectoren håndterer f.eks. produkter, kunder og ordrer, men den kan kun koble til en Shopify-butik og tilbyder ikke fleksibilitet ift. særlige forretningsregler eller udvidelser. Man risikerer at ramme loftet, hvis forretningen har mere avancerede krav senere hen.

• Skræddersyet specialkode: En anden tilgang er at bygge sin egen integration via udvikling - enten internt eller via et bureau. Det giver maksimal frihed til at tilpasse integrationen til præcis dine processer. Dog er omkostningerne og risikoen ved custom code høje. Udvikling af en grundlæggende Shopify-BC integration kan nemt løbe op i hundredvis af timer, og man står selv med vedligeholdelsen bagefter. Hver gang Shopify eller Business Central opdaterer deres API’er, skal man afsætte tid til at holde integrationen kompatibel. For mange skaber dette teknisk gæld og potentielle driftstop, hvis noget fejler. Custom-integration kan give fleksibilitet på kort sigt, men kræver et dedikeret udviklings-setup og kan blive dyrt at skalere og vedligeholde i længden i forhold til prisen på en standard Shopify - BC Integration (BC-Connect).

• Partnerløsning (BrightCom’s BC Connect - Shopify Business Central Integration): Midt imellem “helt standard” og “byg selv fra bunden” findes partner-connectorer som BrightCom’s BC Connect. Det er en certificeret app (tilgængelig via Microsoft AppSource) udviklet specifikt til at forbinde Shopify og Business Central. Her får du det bedste fra begge verdener: en standardiseret løsning der er gennemtestet og løbende opdateres, kombineret med udvidet funktionalitet og konfigurationsmuligheder, som normalt ville kræve specialudvikling. BrightCom’s connector kan fx håndtere flere Shopify-shops på én gang, understøtte både B2C- og B2B-scenarier sideløbende, samt integrere elementer som returer, gavekort, POS-salg m.m. out-of-the-box. Du undgår at ramme muren ift. kompleksitet, da løsningen er bygget til at dække hele e-handelsøkosystemet omkring Business Central - ikke kun Shopify, men også relaterede systemer som lager (WMS), PIM, fragtplatforme osv. Samtidig slipper du for selv at kode eller vedligeholde. BrightCom tager sig af løbende opdateringer, fejlrettelser og support.

Kort sagt behøver valget ikke at stå mellem en simpel standardconnector eller en dyr specialkode-løsning. Ved at vælge en gennemprøvet partner-integration kan du opnå en skræddersyet fornemmelse via standardkomponenter. BrightCom’s tilgang er “standard først” - dvs. brug eksisterende best-practice software og konfigurer frem for at opfinde det hele forfra - hvilket giver høj fleksibilitet uden unødig kompleksitet.

Klar til at skalere din e-handel?

En fuld integration mellem Shopify og Business Central giver din virksomhed et solidt fundament for vækst. Uanset om I er en hastigt voksende B2C-webshop, en omnichannel retailer eller en B2B-virksomhed med internationale kunder, vil det tætte samspil mellem jeres webshop og ERP automatisere workflows og frigøre ressourcer. Teknisk ledelse kan fokusere på innovation frem for brandslukning i silo-systemer.

BrightCom står klar til at hjælpe med at forbinde Shopify og Business Central i jeres forretning. Som certificeret Microsoft-partner med speciale i e-handel og Dynamics 365 Business Central har vi solid erfaring med at skabe skalerbare, fremtidssikrede integrationer. Med vores BC Connect løsning får I en gennemtestet connector, der tilpasses jeres unikke behov - uden tung custom-udvikling. Vi tilbyder både rådgivning, implementering og support, så I trygt kan udnytte fordelene ved en integreret platform.

Lyder det interessant?

Kontakt os for en uforpligtende snak om jeres Shopify-ERP integration. Vi deler gerne vores erfaringer, demonstrerer mulighederne og finder den rette løsning, der kan løfte jeres e-handel til næste niveau.