Automatisér bilagshåndtering og udgiftshåndtering i Business Central med Continia

Introduktion: Overvejer I at implementere Microsoft Dynamics 365 Business Central som jeres nye ERP til økonomistyring? Det kan give enorme fordele - især når man udnytter muligheden for at automatisere manuelle rutiner. Mange små og mellemstore virksomheder bruger stadig unødigt tid på at taste fakturaer ind, håndtere papirkvitteringer og følge op på betalinger. Her kommer Continias-løsninger ind i billedet. Continia udvikler apps til Business Central, der automatiserer alt fra bilagshåndtering (leverandørfakturaer) til udgiftshåndtering og bankintegration.

Opdag hvordan BrightCom og Continia sparer tid, reducerer fejl og automatiserer bogføring. I denne artikel forklarer vi fordelene ved Continia Document Capture og Expense Management, og hvorfor BrightCom som Business Central-partner hurtigt og sikkert kan implementere dem. Resultatet er tidsbesparelse, færre fejl, bedre kontrol – og gladere medarbejdere i økonomiafdelingen.

Hvad er Continia, og hvorfor er det relevant for jeres økonomiafdeling?

Continia er en softwareudbyder, der - ligesom BrightCom - bygger standardløsninger til Dynamics 365 Business Central. Kort fortalt leverer Continia de funktioner, der mangler i standard-BC, ved at tilbyde gennemtestede apps til områder som automatisk bilagshåndtering, OCR-scanning, godkendelsesflows, udgiftshåndtering og bankintegration. I stedet for at skulle udvikle specialløsninger fra bunden kan man installere Continias apps via Microsoft AppSource og få dem integreret direkte i Business Central. Det betyder, at I kan få en mere komplet ERP-platform, hvor rutineopgaver i økonomiafdelingen bliver digitaliseret og strømlinet.

“Hos BrightCom har vi et tæt partnerskab med Continia og stor erfaring med deres produkter. Deres produkter skaber virkelig værdi for vores kunder, og vi har en tæt dialog med Continia om at få det bedste ud af løsningerne”

Mathilda Abrahamson, Forretningskonsulent, certificeret i Business Central og Continia - BrightCom

Som Continia Premium Solution Partner har BrightCom direkte adgang til Continias support og udviklingsteam, så vores kunder får hurtigere hjælp og indflydelse på produktudviklingen.

Nedenfor gennemgår vi de to mest populære Continia-moduler - Document Capture og Expense Management, samt hvordan de skaber værdi. Vi kommer også ind på betaling/banken-integration og automatisk dokumentudsendelse, som er andre nyttige moduler i Continias portefølje.

Automatisk bilagshåndtering med Continia Document Capture

En af de største tidsrøvere i en økonomiafdeling er den manuelle håndtering af leverandørfakturaer og kvitteringer - populært kaldet “bilagshåndtering”. Continia Document Capture eliminerer stort set alt det manuelle arbejde i denne proces. Løsningen fungerer sådan:

• OCR-scanning af fakturaer: Leverandørfakturaer kan modtages direkte i Business Central via e-mail eller import. Document Capture bruger en indbygget OCR-motor og AI til at aflæse fakturaens indhold automatisk. Det gælder f.eks. fakturanummer, dato, beløb, leverandør osv., som ellers skulle tastes ind manuelt. Systemet “lærer” løbende fakturaernes layout at kende, så aflæsningen bliver mere præcis over tid.

• Automatisk kontering og bogføring: Når fakturaen er aflæst, kan Document Capture foreslå eller automatisk udføre kontering baseret på tidligere fakturaer fra samme leverandør. Fakturaen kan sættes op til automatisk at blive bogført i Business Central uden, at bogholderen skal ind og taste noget. I praksis kan man automatisere hele flowet fra modtagelse til bogføring.

• Digitalt godkendelsesflow: I stedet for at cirkulere papirfakturaer eller PDF’er via e-mail for godkendelse, kan Document Capture oprette et digitalt godkendelsesflow i Business Central. Fakturaen sendes til de relevante medarbejdere for godkendelse direkte i systemet. Man kan opsætte regler for, hvem der skal godkende hvilke beløb eller afdelinger, og ledelsen har fuldt overblik over, hvor i godkendelsesprocessen hver faktura er. Det giver bedre kontrol og sikrer, at intet falder mellem stolene.

• Digital arkivering: Alle dokumenter gemmes elektronisk og er nemme at finde frem senere. Farvel til fysiske ringbind og uoverskuelige mailtråde – bilagene er tilgængelige fra Business Central med et klik, også ifm. revision.

Fordelene ved Document Capture er til at tage og føle på: Automatisk bilagshåndtering sparer masser af tid og reducerer risikoen for tastefejl.

“Mindst 90% af vores kunder bruger Continia Document Capture, fordi det sparer dem enormt meget tid i bogholderiet,” fortæller Mathilda fra BrightCom.

Faktisk betragter vi det som et must-have modul for de fleste Business Central-kunder. Når faktura-flowet kører automatisk, kan I frigive tid hos bogholderne, som i stedet kan fokusere på mere værdiskabende opgaver som analyse og rapportering. Samtidig får I en langt hurtigere fakturabehandling og færre rykkere, fordi fakturaerne ikke bliver væk eller glemt i en mailboks.

Smartere udgiftshåndtering med Continia Expense Management

Har jeres medarbejdere firmakreditkort eller udlæg, der skal afregnes? Så kender I sikkert besværet med krøllede kvitteringer, Excel-ark og glemte udgiftsbilag. Continia Expense Management digitaliserer hele udgiftshåndteringen og integrerer den med Business Central. Løsningen fungerer på en måde, der minder om populære tredjepartsløsninger som Pleo - men her er fordelen, at alt sker direkte i jeres ERP-system, og I ikke er låst til en bestemt kortudbyder.

Med Expense Management får hver medarbejder en app, hvor de kan registrere deres udgifter på farten. Betaler de fx med et firmakort, dukker transaktionen automatisk op i app’en, hvorefter medarbejderen blot tager et billede af kvitteringen med sin telefon. Systemet matcher kvitteringen med det rigtige transaktionsbeløb og foreslår kontering (f.eks. “repræsentation” eller “kørsel”). Medarbejderen kan indsende udgiften direkte til godkendelse i Business Central.

For økonomiafdelingen betyder det farvel til bunker af papirkvitteringer og manuel indtastning af medarbejderudlæg. Godkendelsesflowet kører digitalt: en leder kan gennemse og godkende udgifterne online, hvorefter de automatisk bogføres og evt. refunderes via løn eller bank. “Continias løsning fungerer i bund og grund ligesom Pleo - blot uden at være bundet til et bestemt firmakort, da den kan integreres med Visa, Mastercard osv.,” forklarer Mathilda. Med andre ord kan I beholde jeres eksisterende bankaftaler og kort, og stadig nyde godt af en Pleo-lignende brugervenlighed for de ansatte.

Resultatet er en langt lettere udgiftshåndtering: Medarbejderne får deres udlæg refunderet hurtigere, økonomiafdelingen sparer tid på administration, og ledelsen får fuldt indblik i virksomhedens udgifter i realtid. Det giver også gladere medarbejdere, da ingen bryder sig om besværet med gamle kvitteringer og formularer - Expense Management gør det nemt og transparent.

Betalingsautomatisering og bankintegration (Continia Payment Management)

Udover indgående bilag og udgifter har Continia også løsninger til at håndtere betalinger og bankafstemning direkte i Business Central. Continia Payment Management - som nu brandes som Continia Banking - sørger for, at I kan sende og modtage betalinger elektronisk mellem Business Central og jeres bank uden manuelle filimporter.

Helt konkret kan I med Continia Banking sende leverandørbetalinger afsted til banken med et klik fra Business Central, i stedet for at skulle eksportere betalingsfiler og uploade dem i netbanken. Tilsvarende kan I automatisk hente indbetalingsfiler og bankkontoudtog ind i Business Central, så bankposterne afstemmes løbende. Det sparer tid og mindsker risikoen for fejl eller glemte betalinger – fakturaer bliver betalt til tiden, og kassebeholdningen stemmer altid.

BrightCom har hjulpet flere kunder med at implementere bankintegration. “En bankintegration er altafgørende, og den skal bare fungere. At vi kunne sætte det op relativt enkelt på tværs af mange selskaber for fx Dogman, er utroligt værdifuldt - både tidsmæssigt for os og for kunden,” siger Mathilda med henvisning til en nordisk detailvirksomhed, som BrightCom hjalp med Continia Banking. Når først betalingsflowet kører sømløst mellem ERP og bank, slipper I for dobbeltarbejde i økonomiafdelingen og opnår bedre kontrol med likviditeten.

Automatisk distribution af dokumenter (Continia Document Output)

Et andet lille, men nyttigt Continia-værktøj er Document Output, der automatiserer udsendelsen af dokumenter som fakturaer, kontoudtog m.m. til jeres kunder. I standard Business Central skal man ofte manuelt sende PDF’er af sted pr. e-mail eller via et eksternt system. Document Output lader jer opsætte regler, så f.eks. alle bogførte salgsfakturaer automatisk sendes til kundens e-mail eller som e-faktura i det format, kunden ønsker. Det sker helt i baggrunden, så I ikke skal klikke “send” for hver eneste faktura. Dette sikrer, at jeres kunder altid modtager deres faktura hurtigt og korrekt, uden ekstra arbejde for jer. Især virksomheder med mange daglige fakturaer sparer tid og reducerer fejl ved at automatisere denne proces.

BrightCom som Business Central-partner: “Standard først” giver hurtig og sikker implementering

For at høste fordelene ved Continia-løsningerne fuldt ud er det vigtigt at have den rette Business Central partner ved sin side. BrightCom er Microsoft-certificeret ERP-partner med specialisering i Dynamics 365 Business Central. Vi har særlig brancheerfaring inden for e-commerce, retail og service, hvor vi leverer standardløsninger, der passer til kundernes forretning uden unødig kompleksitet.

Vores filosofi er “standard først”. Det betyder, at vi altid starter med at implementere gennemprøvede standardmoduler, foruddefinerede integrationer og Microsoft-certificerede apps frem for at bygge alting fra bunden. Denne tilgang giver lavere risiko, kortere implementeringstid og nemmere vedligeholdelse. Continia er et godt eksempel – i stedet for at udvikle en specialløsning til f.eks. fakturahåndtering, så anvender vi Continias standard-app, der allerede er testet og optimeret til formålet. Som kunde får I en løsning, der virker fra dag ét og løbende bliver opdateret af leverandøren.

BrightComs konsulenter er eksperter i at få Business Central og Continia til at spille sammen. “Vi kan sætte en fuldt fungerende Continia-løsning op på bare 8 timer. Det går lynhurtigt, netop fordi vores team er specialiseret – vi skal ikke opfinde den dybe tallerken hver gang,” fortæller Mathilda.

Med andre ord kan I forvente en hurtig “time-to-value”: På ganske kort tid kører jeres nye ERP og automatiseringsløsningerne, så I begynder at høste gevinsterne. BrightComs erfaring fra 160+ ERP-implementeringer gør, at vi har set det meste før - vi ved, hvad der virker, og hvordan man undgår faldgruberne. Det giver en tryg og effektiv proces for jer som kunde.

Konkrete gevinster: Tid sparet, færre fejl, bedre kontrol – og gladere brugere

Lad os opsummere de konkrete værdiskabende fordele, I får ved at bruge Continia-løsninger i Business Central med BrightCom som partner:

• Tidsbesparelse: Automatisering af bilag, udgifter og betalinger frigør mange timer i økonomiafdelingen. Bogholderiet slipper for tastearbejde og manuelle rutiner, hvilket øger effektiviteten markant.

• Færre fejl: OCR-scanning og digitale workflows eliminerer tastefejl og glemte bilag. I får højere datakvalitet og sikkerhed for, at alle fakturaer og udgifter bliver håndteret korrekt og til tiden.

• Bedre kontrol og overblik: Med alle processer samlet i Business Central får I realtids-overblik over økonomien. Godkendelsesflows og bankintegration giver fuld kontrol med, hvem der gør hvad, og at alting stemmer. Revision og compliance lettes gennem digital sporbarhed.

• Glade brugere: Medarbejdere og ledere vil elske at slippe for trivielle papirbunker og besværlige processer. De kan i stedet bruge tiden på værdiskabende aktiviteter. Det øger brugertilfredsheden og fremmer adoptionen af det nye system.

Til syvende og sidst handler det om at gøre hverdagen lettere i økonomiafdelingen uden at gå på kompromis med kvalitet eller kontrol. Det er præcis, hvad Continia’s løsninger i Business Central kan - især når de implementeres rigtigt af en erfaren partner.

Kom godt i gang med en lettere hverdag i økonomiafdelingen

Afslutning: Lyder det interessant at få automatiseret bilagshåndtering, udgiftsstyring og andre økonomiprocesser? Hos BrightCom står vi klar til at hjælpe. Vi kan rådgive jer om de rette moduler og sørge for en gnidningsfri implementering, skræddersyet til jeres virksomhed. Kontakt os for at høre, hvordan vi kan hjælpe jer med en lettere hverdag i økonomiafdelingen.