Navision & Business Central: Krav til din leverandør

Søger I efter, hvilke krav I skal stille, når I skal vælge eller skifte leverandør af Microsoft Dynamics 365 Business Central – tidligere kendt som Navision? I er ikke alene. De fleste virksomheder ved godt, at et ERP-projekt er en stor og langsigtet beslutning, men det er langt sværere at vide præcis, hvilke spørgsmål man skal stille en potentiel leverandør, og hvilke svar der reelt betyder noget.

Denne artikel giver jer et overblik over de vigtigste kravområder, I bør have med i jeres kravspecifikation. Vil I have den fulde, brugsklare tjekliste med alle 34 konkrete krav, kan I downloade vores gratis kravspecifikation længere nede i artiklen.

Hvorfor hedder det stadig “Navision”, når systemet nu hedder Business Central?

Microsoft Dynamics NAV – bedre kendt under sit oprindelige navn, Navision – er det system, mange danske virksomheder stadig kender og søger efter. I 2018 lancerede Microsoft cloud-udgaven som Dynamics 365 Business Central, og siden er langt de fleste nye installationer sket i Business Central. Men er I allerede Navision-kunde og overvejer at opgradere, eller kender I bare systemet under det gamle navn, er det naturligt at søge efter “krav til Navision”, når I egentlig leder efter krav til jeres kommende Business Central-leverandør.

Den gode nyhed: de fleste af de krav, I bør stille, er de samme, uanset om I kommer fra en gammel Navision-installation eller starter helt forfra med Business Central. Det handler om at stille krav til både systemet og til den leverandør, der skal implementere og supportere det.

De 6 områder, jeres kravspecifikation bør dække

En god kravspecifikation handler ikke kun om, hvilke funktioner systemet skal have. Den handler mindst lige så meget om leverandøren, der skal levere og drifte løsningen i mange år frem. Her er de 6 områder, vi anbefaler, at I stiller konkrete krav til:

1. Leverandørkvalifikationer

Inden I overhovedet drøfter løsning og pris, bør I sikre jer, at leverandøren har de grundlæggende kompetencer og erfaring. Stil krav om verificeret Microsoft-partnerskab (ikke blot forhandlerstatus), certificerede konsulenter i projektteamet, dokumenteret brancheerfaring og en vis finansiel stabilitet. En Business Central-implementering er et langsigtet partnerskab – ikke et engangskøb.

2. Implementering og projektmetode

Bed om en konkret metodebeskrivelse, ikke blot en PowerPoint om leverandørens proces. Stil krav om en skriftlig kravspecifikation, der underskrives af begge parter inden opstart, en dokumenteret gap-analyse (hvad er standardfunktionalitet, og hvad er tilpasning?), en struktureret testfase og en hypercare-periode efter go-live.

3. Teknisk arkitektur og AppSource

Business Central er et platformsbaseret system, hvor tilpasninger bør leveres som AL-extensions – aldrig som ændringer i baskoden. Stil krav om, at leverandørens tilpasninger følger Microsofts retningslinjer, at I ejer eller har ret til kildekoden til kundespecifikke tilpasninger, og at der er en klar integrationsstrategi til jeres øvrige systemer.

4. Support, drift og SLA

Business Central som SaaS-platform driftes af Microsoft, men jeres leverandør er ansvarlig for applikationssupport, konfiguration og tilpasninger. Stil krav om dokumenterede svartider pr. prioritetsniveau, et rigtigt sagshåndteringssystem (ikke kun e-mail), og en klar proces for, hvordan Business Centrals halvårlige opdateringer testes og godkendes.

5. Pris, aftale og transparens

Prisen er sjældent det vigtigste – men gennemsigtigheden er. Stil krav om klarhed omkring fast pris vs. løbende regning, en fuldstændig liste over tredjeparts- og AppSource-app-omkostninger, og mindst to referencekunder, I selv må kontakte.

6. AI og fremtidssikring

Microsoft investerer massivt i AI-funktionalitet via Copilot. En moderne leverandør bør kunne demonstrere konkrete Copilot-funktioner i Business Central og have en tydelig plan for, hvordan I får udbytte af de nye muligheder – ikke bare et “vent og se”.

Sådan bruger I kravene i et udbud (RFP)

Når I har defineret jeres krav, er næste skridt at samle dem i et struktureret udbudsmateriale (Request for Proposal). Et godt udbud indeholder typisk fire dele: en beskrivelse af jeres virksomhed og situation, selve kravspecifikationen, jeres forventninger til den fremtidige leverandør (tidsplan, økonomi, referencer, medarbejdere), og et sæt udvælgelseskriterier, som I bruger til at evaluere svarene struktureret – i stedet for en ustruktureret diskussion om, hvem der “virker bedst”.

Kommunikér gerne jeres udvælgelseskriterier til de leverandører, I sender udbuddet til. Viser det sig undervejs, at I og en potentiel leverandør ser forskelligt på et vigtigt punkt, er det lige så værdifuldt for jer som for leverandøren at opdage det tidligt.

Skabelon: kom hurtigt i gang

Skal I skrive en kravspecifikation fra bunden, er den største faldgrube at bruge for lang tid på at opfinde strukturen selv. Brug i stedet en færdig skabelon som udgangspunkt, og tilpas den til jeres virksomhed og branche. Vores gratis kravspecifikation til Business Central er bygget netop som en brugsklar skabelon: 6 kravområder, 34 konkrete krav og en tjekliste, I kan tage med til leverandørmøder og bruge til at sammenligne tilbud objektivt.

Ofte stillede spørgsmål

Er Business Central det samme som Navision? Ja. Microsoft Dynamics 365 Business Central er den cloud-baserede efterfølger til Microsoft Dynamics NAV (Navision). Systemerne deler grundlæggende logik og opbygning, men Business Central er bygget til cloud, opdateres løbende af Microsoft og understøtter moderne integrationer og AI-funktioner som Copilot.

Hvad er en kravspecifikation? En kravspecifikation er et dokument, der beskriver de krav, en virksomhed stiller til et system og til den leverandør, der skal levere det. I en ERP-sammenhæng bruges den til at sikre, at potentielle leverandører forstår og kan dokumentere, hvordan de opfylder jeres behov, inden I vælger partner.

Hvor mange krav bør en kravspecifikation til Business Central indeholde? Det afhænger af jeres virksomheds kompleksitet, men som pejlemærke arbejder vi typisk med omkring 30-35 konkrete krav fordelt på 5-6 overordnede områder: leverandørkvalifikationer, implementeringsmetode, teknisk arkitektur, support/SLA, pris/transparens samt AI og fremtidssikring.

Hvad koster det at skifte fra Navision til Business Central? Prisen afhænger af virksomhedens størrelse, kompleksitet og hvor meget data der skal migreres. En struktureret kravspecifikation er det bedste værktøj til at få sammenlignelige og retvisende priser fra flere leverandører, så I undgår skjulte omkostninger undervejs.

Kom i gang: Download den fulde kravspecifikation gratis

Denne artikel dækker hovedpunkterne – men den fulde kravspecifikation indeholder alle 34 konkrete krav, en udfyldelig tjekliste og en guide til, hvordan I bruger den i praksis i jeres udbud. Download den gratis og tag den med til jeres næste leverandørmøde.

→ Download kravspecifikationen her