Er e-conomic et ERP-system? Forstå begrænsningerne, når webshopen vokser

Bruger I e-conomic til bogføringen, og er webshoppen eller B2B-salget begyndt at vokse? Så er I sandsynligvis stødt på spørgsmålet: kan e-conomic vokse med os, eller er der et punkt, hvor vi har brug for mere? Svaret findes faktisk i e-conomics egen definition af, hvad systemet er — og hvad det ikke er.

Hvad e-conomic er godt til

Ifølge e-conomics egen ordbog og blog er der en klar forskel: “Et ERP-system dækker hele virksomhedens administrative drift og bruger typisk mange moduler til fx økonomi, lager, produktion, HR og CRM. Et regnskabsprogram fokuserer på økonomistyring.” e-conomic beskriver sig selv som et regnskabsprogram — ikke et ERP-system — bygget til at dække de økonomiske kernebehov og derefter tilpasses via integrationer. Det er ikke en kritik af e-conomic; det er sådan systemet er designet, og for rigtig mange virksomheder er det en fornuftig løsning.

e-conomic er stærkt til det, det er bygget til:

• Bogføring og fakturering
• Moms og momsrapportering
• Bankafstemning
• Budget og rapportering på økonomisiden
• Compliance med den nye bogføringslov

For en virksomhed uden komplekst lager, uden mange varianter og uden B2B-kunder med individuelle aftaler kan det sagtens være nok i lang tid.

Hvad e-conomic ikke er bygget til

Her er de områder, hvor e-conomics eget kernesystem stopper — og hvor I typisk skal ud og finde et tillægsmodul eller en tredjepartsapp:

Lagerstyring er ikke indbygget — det er et tilkøb. e-conomic tilbyder i dag lagerstyring gennem partnerløsningen “Lager af Rackbeat” — en selvstændig app, I abonnerer på oven i jeres e-conomic-licens. Det betyder, at lager og regnskab lever i to forskellige systemer med to forskellige logins, to datamodeller og to regninger.

Variantstyring (størrelse, farve, SKU) findes ikke i selve regnskabsplatformen. Skal I holde styr på det samme produkt i flere størrelser og farver som én samlet vare med separate lagerbeholdninger, er det funktionalitet, der skal løses i tillægsappen — ikke noget, e-conomics kerneprodukt selv tilbyder.

Maks. 3 dimensioner til rapportering. Uafhængige, dokumenterede sammenligninger af danske økonomisystemer viser, at e-conomic understøtter op til 3 rapporteringsdimensioner, mens et ERP-system som Business Central tilbyder op til 8. Jo mere komplekst jeres salg bliver på tværs af kanaler, brands eller afdelinger, jo hurtigere rammer I denne grænse.

Ingen lagerlokationer, styklister eller produktionsstyring. Skal I vide, hvor på lageret en vare ligger, samle varer i styklister eller planlægge produktion, er det funktioner, der ikke findes i e-conomics kernesystem — heller ikke som tilkøb.

Ingen B2B-specifikke prislister og kreditstyring på det niveau, en voksende engroshandel typisk får brug for.

e-conomic er godt til regnskab — det er bare ikke designet til de mere komplekse forretningsgange, som et ERP-system understøtter.

Tegn på at I er ved at vokse fra e-conomic

e-conomic peger selv på konkrete advarselstegn i egen vejledning om, hvornår man bør overveje at opgradere sit økonomisystem:

• I bruger Excel til at samle data fra flere systemer
• I mangler overblik og opdaterede rapporter
• Der opstår fejl i bogføringen på grund af manuelle processer
• Det er svært at introducere nye arbejdsgange eller integrationer
• I sælger det samme produkt i flere varianter (størrelse/farve), og det er svært at holde lagerstatus opdateret på tværs af dem
• I har lager på flere lokationer eller sælger på flere kanaler samtidig
• I har B2B-kunder, der har brug for egne prislister, kreditgrænser eller aftalevilkår
• Antallet af SKU'er er vokset til et punkt, hvor et regneark ved siden af systemet er blevet en fast del af hverdagen

Til det kan vi som e-commerce- og retail-specialister tilføje nogle branchespecifikke signaler:

Genkender I 2-3 af disse tegn, er det sandsynligvis tid til at kigge på et system, der er bygget som ERP fra bunden — fremfor at blive ved med at lægge flere tillægsapps oven på et regnskabsprogram.

Vejen videre: fra bogføringssystem til rigtigt ERP-system

Fordelen ved et ERP-system som Microsoft Dynamics 365 Business Central er, at lager, varianter, produktion, B2B-salg og økonomi lever i ét system med én datamodel — i stedet for regnskab i ét system og lager i et andet, forbundet via en integration. I praksis betyder det færre synkroniseringsfejl, ét sted at fejlsøge, og mulighed for at slå funktioner til, efterhånden som I har brug for dem.

Mange forbinder “ERP-system” med tunge, dyre implementeringsprojekter — men det behøver det ikke at være. Business Central starter typisk omkring 600 kr. pr. bruger pr. måned for en Essentials-licens, hvilket i mange tilfælde er sammenligneligt med, hvad en voksende virksomhed allerede betaler for e-conomic Komplet plus lagerstyrings-tilkøb.

Ønsker I en samlet løsning? All-inclusive ERP - til fast pris

Hvis I er på vej til at implementere Business Central og ønsker en komplet pakke fra dag ét, tilbyder BrightCom BrightCom Launch — et alt-inklusivt produkt, der samler Business Central, onboarding, support og integrationer i én fast månedspris. BrightCom Launch er særligt velegnet til e-commerce- og handelsvirksomheder, der ønsker at komme hurtigt i gang uden at skulle sætte et stort implementeringsprojekt i gang.

Læs mere om BrightCom Launch →

Kom i gang

Er I i tvivl om, hvorvidt jeres nuværende opsætning holder de næste par år, eller om I allerede er ved at vokse fra den? Book en uforpligtende gennemgang med vores team, så kigger vi konkret på jeres situation.

Book en uforpligtende demo →