Rabatter bonus og aftalepriser i engroshandel i Business Central

Engroshandel er sjældent simpel prissætning. Du har måske 50 kunder med individuelle aftalepriser, mængderabatter der starter ved 100 enheder, en årsbonus der beregnes på baggrund af samlet omsætning – og alt det skal helst fungere automatisk, uden at din salgschef manuelt skal holde styr på Excel-ark.

Microsoft Dynamics 365 Business Central har en solid standard­prisstruktur der dækker langt de fleste engrosvirksomheders grundlæggende behov. Men der er scenarier, hvor kompleksiteten kræver mere og det er her erfaring og de rette apps gør forskellen.

I denne guide gennemgår vi, hvem der har ansvaret for prisopsætningen i Business Central, hvad standard­systemet konkret kan, trinvis opsætning, og hvornår du har brug for BrightComs Extended Finance App til de avancerede scenarier.

Hvem har ansvaret for prisstrukturen i Business Central?

I Microsoft Dynamics 365 Business Central er det typisk tre roller, der har rettighederne og ansvaret for at opsætte og vedligeholde prisstrukturen:

• Salgschefen – definerer den overordnede prisstrategi, aftalepriser pr. kunde og debitorprisgrupper
• Indkøbsansvarlige – opsætter eventuelle indkøbspriser og leverandørrabatter, der påvirker avancekalkulation
• Økonomimedarbejdere – håndterer fakturarabatter, bonusafregning og periodevise prisrevisioner
• En enkelt debitor – individuel aftalepris for en specifik kunde
• En debitorprisgruppe – fælles pris for f.eks. alle grossist­kunder, detail­kunder eller exportkunder
• Alle debitorer – din standardpris til markedet
• En kampagne – tidsbegrænsede priser med automatisk start- og slutdato
• 1–49 stk: listepris
• 50–99 stk: 5 % rabat
• 100+ stk: 12 % rabat
• Linjerabat: rabat på en specifik varelinje, knyttet til vare, varekategori eller debitorgruppe
• Fakturarabat: tærskelbaseret rabat på hele fakturaen, f.eks. 3 % ved ordrebeløb over 50.000 kr.
• Årsbonus og omsætningsbaseret bonusafregning: Standard BC har ingen funktion til at beregne og afregne bonus på baggrund af årets samlede omsætning pr. kunde. Dette løses typisk manuelt eller med en dedikeret app
• Automatisk kreditnotaer for bonus: Bonusafregning kræver i standard BC manuel oprettelse af kreditnotaer, hvilket er tidskrævende og fejlbehæftet
• Kontraktfakturering: Hvis du fakturerer kunder på baggrund af løbende aftaler (f.eks. service­abonnementer, lager­lejeaftaler eller faste leveringskontrakter), understøtter standard BC ikke automatisk periodisk fakturering baseret på kontraktvilkår
• Returprovision (rebate management): Leverandørrabatter og returprovisioner, der først afregnes efter periodens udløb, kræver sporing og opgørelse, som standard BC ikke har et dedikeret modul til
• Komplekse godkendelsesflows: Skal en særpris godkendes af salgschefen, inden den aktiveres? Standard BC har ikke et struktureret godkendelsesflow til prisaendringer
• Migrering fra manuel Excel-baseret prisstruktur til Business Central prislister
• Opsætning af debitorprisgrupper og mængdetrin for 200–500 varenumre
• Implementering af automatisk bonusafregning via BRC Extended Finance
• Integration af aftalepriser med B2B-webshop, så kunder ser korrekte priser ved login
• Opsætning af kontraktfakturering til service- og lagerlejeaftaler

I praksis koordinerer de tre roller tæt, da en forkert prisopsætning hurtigt kan betyde, at kunder faktureres til forkerte priser. Derfor er det vigtigt at have en klar opsætningsstruktur og – i mere komplekse miljøer – en erfaren Business Central-partner til at etablere og kvalitetssikre strukturen.

Hvad kan standard Business Central til engroshandel?

Business Centrals prisstyringsmodul er et af de mere komplette i SMV-segmentet. Her er de centrale værktøjer:

1. Prislister – den nye fleksible prisstruktur

Microsoft rullede en ny, markant forbedret prislistefunktion ud i Business Central, der giver dig fuld kontrol over hvilke priser der gælder for hvem og hvornår. En prisliste er en samling af regler, der kan knyttes til:

Prislister har status (Kladde/Aktiv), så du kan forberede kommende prisrevisioner og aktivere dem på en given dato – uden manuel indgriben på selve dagen.

2. Debitorprisgrupper – enkel styring af segmenter

Frem for at oprette individuelle prislister til hver eneste kunde kan du oprette debitorprisgrupper og tilknytte kunder til en gruppe. Det er en effektiv struktur for engrosvirksomheder med mange kunder, der kan segmenteres i f.eks. Storkundepris, Standardengros og Kampagnekundeliste.

Ændrer du en pris i gruppens prisliste, opdateres den automatisk for alle kunder i gruppen.

3. Mængderabatter (trappepris)

Du kan opsætte mængdebaserede priser på vare­niveau, der automatisk aktiveres, når kunden bestiller over et defineret antal. F.eks.:

Systemet beregner automatisk den bedste gældende pris for den aktuelle ordremængde, så der aldrig sker en fejlfakturering.

4. Linjerabatter og fakturarabatter

"Best price"-logikken i Business Central sikrer, at systemet altid anvender den mest favorable kombination af priser og rabatter, der er aktive for kunden:

De to rabattyper kan kombineres, og kunden ser dem tydeligt specificeret på salgsordre og faktura.

5. Varediscountgrupper

Med varediscountgrupper kan du samle varer i logiske grupper – f.eks. 'Sæsonvarer', 'Clearance' eller 'Kernesortiment' – og styre rabatter på gruppeniveau frem for at definere rabatter vare-for-vare. Det reducerer vedligeholdelsesarbejdet markant i et stort varekatalog.

6. Prisark og masseredigering via Excel

Skal du opdatere 300 priser på én gang? Business Centrals prisark lader dig eksportere alle aktive prislister til Excel, redigere i bulk og importere ændringerne tilbage. En funktion der typisk sparer dage af manuelt arbejde ved f.eks. halvårlige prisrevisioner.

Trinvis opsætning af prisstruktur i Business Central

Her er den anbefalede fremgangsmåde til at opbygge en robust prisstruktur for en engrosvirksomhed:

1. Definer din prisstrategi: Hvilke kundesegmenter har du? Hvad er din rabatpolitik? Hvilke varer har særprisstrukturer?
2. Opret debitorprisgrupper: Segmentér dine kunder (f.eks. A-kunder, B-kunder, Exportkunder)
3. Opsæt prislister pr. gruppe: Brug 'Foreslå linjer'-funktionen til at importere eksisterende varepriser og tilpasse med justeringsfaktor
4. Tilknyt individuelle aftaler: For VIP-kunder med særaftaler oprettes en dedikeret prisliste direkte på debitorkortet
5. Konfigurer mængdetrin: Tilføj mængdebaserede prislinjer på de varer, hvor volumenrabat er relevant
6. Opret fakturarabatter: Definer tærskelbeløb og tilhørende rabatprocenter
7. Test og aktivér: Kør testordrer for repræsentative kunder og varekombinationer, bekræft 'best price'-beregning, og sæt prislisterne til Aktiv
8. Vedligehold løbende: Brug prisark til periodevise revisioner og husk at opsætte slutdatoer på kampagnepriser

Hvornår er standard Business Central ikke tilstrækkelig?

Standard Business Central dækker langt de fleste engrosvirksomheders daglige prisbehov. Men der er specifikke scenarier, hvor standardfunktionaliteten løber tør:

BRC Extended Finance App – til de avancerede engrosscenarier

BrightCom har udviklet BRC Extended Finance – en certificeret app til Microsoft Dynamics 365 Business Central, der er bygget specifikt til at håndtere de komplekse finans- og prisscenarier, som engrosvirksomheder møder i praksis.

Her er en direkte sammenligning af, hvad standard og appen kan:

Appen er certificeret til Business Central og vedligeholdes løbende med Microsofts halvårlige opdateringscyklus – ingen custom-kode, der går i stykker ved opdateringer.

Læs mere om BRC Extended Finance App →

BrightComs erfaring med prisopsætning i engroshandel

BrightCom er en certificeret Microsoft Dynamics 365-partner med mere end 160 gennemførte Business Central-projekter i Skandinavien. Vi arbejder med engrosvirksomheder, distributører og handelsselskaber, der har komplekse prisstrukturer og høje krav til automatisering.

Vores tilgang er Standard-Først: vi starter altid med at kortlægge, hvad standard Business Central kan dække i jeres prisstruktur – og dokumenterer præcist, hvilke scenarier der kræver Extended Finance App. Det giver jer fuld transparens om, hvad I betaler for, og hvorfor.

Typiske projekter vi løser for engrosvirksomheder:

Tag en uforpligtende dialog med BrightCom

Overvejer du, hvordan din prisstruktur bør se ud i Business Central? Eller kæmper du med manuelle bonusopgørelser og aftalepriser, der er svære at holde ajour?

BrightCom tilbyder en gratis indledende dialog, hvor vi gennemgår jeres nuværende prisstruktur og forretningsbehov – og giver jer et klart billede af, hvad der kræver standard-opsætning, og hvad der kræver Extended Finance App.

Vi er altid transparente om, hvad der er nødvendigt, og hvad der er nice-to-have. Ingen unødig kompleksitet, ingen skjulte timer.

Kontakt BrightCom og book en uforpligtende dialog →

Eller læs mere om vores løsning til avanceret kontraktfakturering og bonus:

BRC Extended Finance App til Business Central →